なんだよ、この忙しいときに
また、緊急の用件かよ
そんなの出来るわけがないよ。
どれか仕事をほかの人に
ふってくれないとまわらないよ。
こういう愚痴をよく聞かされます。
あなたはそんなことはないですか？
この人が言っていることも
たしかにわからないではないです。
大きな組織ではよくあることです。
個人の予定には関係なく
次々に新しい仕事を
割り振られるということがあります。
予定に関係なく仕事が次々に入ってくる
なので、仕事に人生を支配されている
そんな気持ちになるんでしょうね。
自然に愚痴もでるということですよね。
ほとんどの人に経験があると思います。
しかし、大きな会社にいても
こういう愚痴を言わないで
淡々と仕事をしている人も
少ないながらいらっしゃいますよね。
そんなに忙しそうには
みえないのだけど
ものすごく仕事をこなして
成果もあげている人です。
忙しそうにみえない人
あなたの周りには
いらっしゃいませんか？
以前にそういう人の
お話を聞いたことがあります。
そういう人たちの共通点は
仕事の予定に対して
バッファーをもっているということです。
バッファーというのは
緩衝という日本語が相当します。
要は、予定を端から端まで
ぎっしりと埋めるのではなくて
余裕を持たせるということです。
バッファーを持つ
たとえば、１日のうち、１時間は
必ず空けたままにしておくとか
もっと極端には、１週間のうち
１日は完全にフリーにしておく
その日は決して予定は入れない
そんなふうに、予定を入れない時間を
設定しておくということです。
で、緊急の要件がはいったら
その時間を利用して
時間の遅れを吸収するということです。
そして、もし、何もなければ
その時間は、別のことをしてもいいし
未来の仕事を先取りしてもいいわけです。
予想外の事が起きても
それを吸収できるだけの時間を
事前に用意しておくという考え方です。
予想外を吸収できるだけの時間を取っておく
このように書くと、
こういう人の仕事の時間が
冒頭に書いた人よりも短いのに、
それは大丈夫なのか？
そんな疑問がわくかもしれませんね。
はい、確かに予定は少ないです。
たとえば、冒頭に書いた人が
週５日ぎっちりの予定を埋めているとしたら
仕事が出来る人は、週４日の予定しか埋めていません。
ただ、１週間終わった時点では
バッファーをもって仕事をしているひとは、
週５日ぎっちり予定を埋めていた人よりも
多くの仕事をこなしている可能性が高いです。
想定外の事態で予定が遅れることがありません。
週5日終わった時点で、
想定外の事態が発生しても予定どおりですし、
何もなければ予定よりも進んでいる、
そんな感じになりますね。
予定よりも仕事が遅れない
時間というものに対してどう向き合うか？
時間は有限であることを認識すればするほど、
仕事の予定の入れ方についても
いろいろと工夫が必要になってきます。
今日は、そのためのちょっとした
時間管理のコツのお話でした。
なかなか実行は難しいですが
やれるところからやってみてはいかがでしょうか？
ムッシュスカラー
PS：とはいえ、バッファーを設定していても、そのバッファーの量をはるかに超える量の想定外の仕事が入ってきたら、これはどうしようもないですね。予定よりは遅れます。でも、もともとバッファーを持っていたら、遅れは最小限に食い止められるということです。混乱も少なめになるということですね。