タイムマネジメント，電話から解放される方法

成果を上げるためには
つまるところ，継続と習慣化
これが大切だ。
そのためには自分のための時間を
事前にブロックしておくこと。

どの人の本だったか，
誰のお話だったか
分からなくなってしまいましたが
そんなことを
最近，何度も聞きました。

何度も聞いたので
どの話がオリジナルなのか
だれの話だったのかも
わからなくなったのですが
ものすごく大切なことです。

仕事が増えて，ルーチンができない

勤めている会社の仕事が
最近，急に忙しくなって
ルーチンでやっていたことが
出来なくなる事態が増えています。

このブログも，もともと
毎日でも書けるなあと
高をくくっていたのですが
最近，更新頻度が下がっています。

実際に，仕事が定時に
終わらない場合には，
どうしてもプライベイトの時間にまで
仕事が入り込むということになります。

そうなるとプライベイトの時間が
思うように取れなくなって，
ブログを書く時間が取れない
結果的にアップできない。
そういう事態が続いています。

プライベイトの時間がブロックできていない

こういうことは，
顧客からかかってきた電話の対応が
仕事に入っている人にとっては，
とっても切実な問題ですね。
あなたはそうではありませんか？

電話というのは，こちらの都合を考えずに
あちらの都合だけでかかってきます。
これが一番の困りごとです。
当たり前のことなんですが困るんです。

特に，終業数分前に入ってくる
ややこしい，しかも緊急の案件，
こういうのは泣きそうになりますね。

電話というのが一番の難題です

また，さらに，もっと大切なことは
一度，電話を受けるたびに，
こちらの都合でやっていた仕事が
その都度，分断されてしまうことです。

電話を受ける前の状態に戻るためには
かなり余分な時間がかかります。
たしか15分から20分はかかると
何かの本で読んだことがあります。

つまりは，電話を受けるたびに
15分から20分無駄にしているわけです。
1時間に3回電話を受けたら，
まるまる1時間無駄になっている勘定です。
めっちゃ非効率ですよね。

1時間はたらいて1時間無駄ですから
1日の半分は無駄ということですね。

1日の半分は無駄？

少し考えては電話で中断され
また一から考え始めては
また電話で中断されて，
結局，1日たっても
ほとんど前に進まない，
現実に，そんなことがよくあります。

で，そういうことを防ぐためには
電話対応業務オンリーの時間と
電話対応業務フリーの時間というものを
明確に区別して，時間を設定する，
つまり，電話で中断されずに
しっかりと考えることができる時間帯と
いうのを確保する必要がありますね。

こういうのが
事前に時間をブロックする
ということです。

基本的に，何があっても
その時間は譲らないというくらいの
強い意志は必要ですね。

うーん，最近，ちょっと
出来ていませんでしたね（反省）。。。

事前に時間をブロックする

たとえば，具体的には
午前中，電話対応したら
午後は，電話対応はしないとか
午後から，電話対応を受けるなら
午前中は，電話対応しないとかです。

以前から，そういう取り組みを
されている企業はそれなりにあって，
時々書籍などでも紹介されています。

ただ，実際にそれを実行するとなると
「トータルのタスクが足りない！」
「やりたいが，人が足りない！」
「理屈ではそうかもしれないが
電話がかかってきて受けられないのは
やっぱり心苦しい！」
とか，いろいろな阻害因子がでてきて
（主には，感情的なものですが）
実際には実現できないことが多いようです。
特に，「顧客満足」ということを言われると
引いてしまう人が多いようですね。

個人の時間管理でも同じですね

これは，個人の時間管理でも同じですね。
「電話がかかってくると，絶対に出ないといけない」
そう思われている人が多いです。
「電話は何としても出るものだ。」
そう思っている人，多いですよね。

でも，私はそうは思いません。
ほとんどの場合，電話は出なくても
まず問題ありません。

「電話に出なかったから友達じゃない。」

と言われても，全然かまいません。
そんなことで，友達でなくなるなら
そんな人とは友達でなくなる方がいい
そのくらいのことは思っています。

私自身は，携帯電話の電話番号は
よほど親しい人以外には教えていませんから
基本的に，家族以外から
電話がかかってくることはありません。

私は基本的に電話にはでません

また，もし，かかってきたとしても
まず，電話に出ることはありません。
留守番電話サービスに
つながるようにしています。

というか，独身時代からも
固定電話も常に留守番電話に設定していました。
その時は意識していませんでしたが
自分の時間を大切にしたいという
その思いだけは昔からあったのでしょうね。
（嫌なやつかもしれませんが…）

まあ，邪魔をされたくないという
わがままな人間だったんでしょうね。
それは今も一緒です。

ただ，あなたも，時間管理については
そのくらいわがままになっても
いいんじゃないかと思います。

携帯電話の電源を切るとか，
自宅では常に留守電にするとか
どうしても大切な時間を守りたいなら
そのくらいのことは考えても
別に罰は当たらないかなと思います。

電話から解放されるといいですよ

時間管理というのは
とっても重要で，永遠の課題ですね。
常に，頭の片隅で注意しています。

最近，仕事で，
タスク管理，時間管理がうまくできていなくて
いろいろなことにそのしわ寄せがきているなと
そう感じていたので，今日は時間管理について，
特に電話について書いてみました。

 

ムッシュスカラー

 

ＰＳ：ご意見，ご要望等は以下のお問合せフォームからどうぞ。ニックネームでも結構です。もちろん，その下のコメント欄に記入いただいても結構です。